Aplikasi Kasbon: Catat Piutang Pelanggan dengan Rapi

Kasbon adalah bagian biasa dari usaha di Indonesia. Warung memberi utang ke tetangga, toko bangunan memberi tempo ke tukang langganan, dan toko grosir memberi waktu bayar ke pengecer. Masalahnya bukan pada kasbonnya, tetapi pada catatannya: buku yang tercecer, angka yang diperdebatkan, dan tagihan yang terlupa sampai berbulan-bulan. Aplikasi kasbon membuat setiap utang tercatat saat transaksi terjadi, lengkap dengan jatuh tempo dan sisa yang belum dibayar. Artikel ini menjelaskan cara mengaturnya di Etalasse.

Masalah buku kasbon yang sering terjadi

• Lupa dicatat saat toko ramai, lalu tidak ada bukti saat ditagih.
• Cicilan tidak jelas dikurangkan dari utang yang mana.
• Tidak ada batas. Utang satu pelanggan terus bertambah karena tidak ada yang berani menolak.
• Tidak ada jadwal menagih. Pemilik baru sadar ada piutang besar saat butuh uang untuk belanja stok.
• Menagih terasa tidak enak, apalagi ke pelanggan yang juga tetangga.
• Uang modal tertahan. Piutang yang menumpuk membuat Anda kekurangan uang untuk belanja stok, padahal penjualan terlihat bagus di atas kertas.

Cara kerja kasbon di Etalasse

Fitur kasbon pelanggan tersedia mulai paket Growth (Rp 149.000 per bulan). Pengaturannya ada di menu Piutang pada dasbor, dan penjualan kasbon dilakukan langsung dari aplikasi kasir:

1. 1Buka akun kredit untuk pelanggan yang boleh berutang, lalu tentukan batas kreditnya. Pelanggan lain tetap harus membayar langsung.
2. 2Tentukan lama tempo, misalnya 14 atau 30 hari. Anda bisa memakai satu aturan untuk semua pelanggan, lalu mengubahnya untuk pelanggan tertentu.
3. 3Jual dengan kasbon di kasir. Saat pembayaran, pilih kasbon untuk pelanggan tersebut. Tagihan tercatat dengan tanggal jatuh tempo.
4. 4Catat pembayaran saat pelanggan membayar, penuh atau sebagian. Cicilan otomatis melunasi tagihan yang paling lama lebih dulu.
5. 5Pantau status setiap tagihan: belum dibayar, dibayar sebagian, lewat jatuh tempo, atau lunas.

Sistem juga menjaga batas yang Anda buat. Penjualan kasbon baru ditolak kalau akan melewati batas kredit pelanggan, atau kalau pelanggan punya tagihan yang sudah lewat jatuh tempo lebih lama dari masa toleransi yang Anda tentukan. Kasir tidak perlu menolak sendiri: aturannya sudah jelas sejak awal.

Pengingat jatuh tempo lewat WhatsApp

Menagih adalah bagian yang paling sering ditunda. Etalasse bisa mengirim pengingat lewat WhatsApp: sekali menjelang jatuh tempo, lalu berulang dengan jarak yang Anda atur selama tagihan masih lewat jatuh tempo, dengan batas jumlah pengingat supaya tidak mengganggu. Pesannya memuat nama pelanggan, nomor tagihan, jumlah, dan tanggal jatuh tempo.

Pengingat ini memakai kuota pesan WhatsApp di paket Anda. Karena dikirim otomatis dengan nada yang sama untuk semua orang, menagih tidak lagi terasa personal, dan hubungan baik dengan pelanggan tetap terjaga.

Contoh hitungan piutang

Contoh ilustrasi sebuah toko bangunan dengan tempo 30 hari:

• 3 Oktober: seorang tukang langganan membeli semen dan pasir senilai Rp2.400.000 dengan kasbon. Jatuh tempo 2 November.
• 12 Oktober: ia belanja lagi Rp900.000 dengan kasbon. Jatuh tempo 11 November. Total piutang Rp3.300.000.
• 20 Oktober: ia membayar Rp2.000.000. Pembayaran ini mengurangi tagihan 3 Oktober lebih dulu, sehingga sisanya Rp400.000, sedangkan tagihan 12 Oktober tetap Rp900.000.
• Menjelang 2 November: pengingat WhatsApp terkirim untuk sisa Rp400.000.

Tanpa aplikasi, perhitungan seperti ini mudah diperdebatkan. Dengan aplikasi, riwayat setiap tagihan dan pembayaran bisa ditunjukkan kapan saja.

Laporan piutang yang perlu Anda baca

• Umur piutang. Piutang dikelompokkan menurut berapa lama lewat jatuh tempo. Piutang yang sudah lama paling sulit ditagih, jadi tagih yang ini lebih dulu.
• Pembayaran diterima. Daftar cicilan yang masuk, berguna untuk mencocokkan uang di laci atau rekening.
• Penyesuaian dan penghapusan. Kalau ada retur atau utang yang akhirnya diikhlaskan, catat sebagai penyesuaian atau penghapusan, bukan dengan menghapus transaksi, supaya laporan tetap jujur.

Etalasse adalah alat pencatat, bukan lembaga pembiayaan. Uang kasbon tetap modal Anda sendiri, jadi tentukan batas total piutang yang masih aman untuk arus kas usaha.

Aturan kasbon yang sebaiknya Anda tulis

Aplikasi menjalankan aturan, tetapi aturannya tetap Anda yang menentukan. Tulis aturan sederhana dan sampaikan ke pelanggan sebelum mereka berutang:

1. 1Siapa yang boleh kasbon, misalnya pelanggan yang sudah belanja rutin minimal tiga bulan.
2. 2Batas kredit awal dan kapan batas itu bisa naik.
3. 3Lama tempo dan apa yang terjadi kalau lewat, misalnya kasbon baru dihentikan sampai tagihan lama dibayar.
4. 4Cara membayar: tunai di toko atau transfer ke rekening toko, dan siapa yang mencatat pembayarannya.
5. 5Siapa yang boleh menyetujui kasbon kalau Anda tidak di toko.

Aturan yang tertulis membuat kasir tidak serba salah, dan pelanggan tahu batasnya sejak awal. Dengan batas kredit dan masa toleransi di aplikasi, aturan itu dijalankan sama untuk semua orang.

Usaha yang paling terbantu

Warung dan toko kelontong, toko bangunan, agen sembako, dan toko grosir yang melayani pengecer adalah pengguna kasbon paling umum. Lihat solusi warung & toko kelontong untuk alur lengkapnya. Kalau toko Anda sering tanpa sinyal internet, Etalasse Mini juga punya catatan kasbon yang berjalan offline; baca pilihan kasir offline. Perbandingan semua paket ada di halaman harga.

Pertanyaan yang sering diajukan