Cara Jualan Pre-Order Kue, Katering, dan Hampers

Usaha kue, katering, nasi box, dan hampers hampir selalu bekerja dengan sistem pesan dulu, buat kemudian. Masalahnya, pesanan datang dari mana-mana: chat WhatsApp, DM Instagram, telepon, dan titipan teman. Menjelang Lebaran atau Natal, satu pesanan yang terlewat bisa berarti pelanggan kecewa di hari yang paling penting. Artikel ini membahas cara jualan pre-order yang rapi, dari menentukan kuota sampai pesanan diambil.

Kenapa pre-order perlu aturan yang jelas

Pre-order memberi Anda kepastian: bahan dibeli sesuai pesanan, tidak ada kue yang tersisa di etalase. Tetapi tanpa aturan, pre-order justru memunculkan masalah baru:

• Pesanan melebihi kapasitas dapur karena tidak ada batas.
• Pelanggan memesan, lalu menghilang setelah bahan dibeli.
• Tanggal ambil tidak tercatat, sehingga dua acara besar jatuh di hari yang sama.
• Pelanggan bertanya "sudah jadi belum?" berkali-kali karena tidak ada kabar.

Cara jualan pre-order: lima aturan yang perlu ditetapkan

1. 1Kuota per tanggal: berapa porsi, loyang, atau paket yang sanggup Anda buat per hari. Hitung dari kapasitas oven, tenaga, dan waktu kemas.
2. 2Tenggat pemesanan: misalnya pesanan ditutup H-3 untuk kue ulang tahun dan H-7 untuk hampers.
3. 3Pembayaran di muka: bayar penuh atau DP. Untuk pelanggan baru dan pesanan besar, minta DP.
4. 4Tanggal dan cara ambil: ambil sendiri, diantar kurir toko, atau ekspedisi. Tulis jam ambilnya juga.
5. 5Aturan batal dan ubah pesanan: sampai kapan pelanggan boleh mengubah isi atau membatalkan, dan apakah DP kembali.

Contoh hitungan kuota dan DP

Contoh berikut hanya ilustrasi. Dapur rumahan Anda sanggup membuat 40 snack box per hari. Harga per box Rp25.000, dan pesanan di atas 20 box wajib DP 50%.

• Pelanggan A memesan 30 box untuk Sabtu: total Rp750.000, DP Rp375.000, sisa Rp375.000 saat diambil.
• Kuota Sabtu tersisa 10 box. Pelanggan B yang ingin 25 box untuk Sabtu ditawari Jumat atau Minggu.
• Bila pelanggan A batal H-1, bahan sudah dibeli. Karena itu aturan DP yang tidak kembali setelah tenggat tertentu perlu ditulis sejak awal.

Menghitung harga jual pre-order

Harga pre-order sering dibuat dengan perkiraan, padahal bahan dan kemasan naik turun. Hitung modal langsung per unit: bahan, kemasan, pita atau kartu ucapan, dan ongkos gas atau listrik bila bisa diperkirakan. Contoh (ilustrasi): bahan satu loyang brownies Rp45.000 dan kemasan Rp8.000, sehingga modal langsung Rp53.000. Bila dijual Rp85.000, tersisa Rp32.000 per loyang untuk tenaga dan keuntungan. Hampers yang berisi barang beli jadi perlu dihitung lebih teliti, karena margin barang beli jadi biasanya lebih tipis daripada kue buatan sendiri.

Alur harian pre-order yang rapi

1. 1Saat pesanan masuk: catat nama, nomor WhatsApp, isi pesanan, varian, tanggal dan jam ambil, cara ambil, DP.
2. 2Konfirmasi: kirim ringkasan pesanan ke pelanggan agar ia bisa mengoreksi bila ada yang salah.
3. 3H-1: lihat daftar pesanan untuk besok, siapkan bahan dan kemasan.
4. 4Hari H: tandai pesanan yang siap, kabari pelanggan, terima pelunasan saat diambil.
5. 5Tutup: cek pesanan yang belum diambil dan kirim pengingat.

Pilihan alat di Etalasse untuk pre-order

Etalasse punya dua cara, tergantung dari mana pesanan Anda datang. Kami jelaskan apa yang bisa dan belum bisa, agar Anda bisa memilih dengan tenang.

Etalasse Mini Pre-Order: pesanan dicatat di kasir, offline

Bila sebagian besar pesanan datang lewat chat dan telepon, edisi Pre-Order dari Etalasse Mini dibuat untuk itu. Setiap pesanan punya nomor, tanggal ambil atau antar, catatan, dan DP yang terpotong otomatis saat pelunasan. Statusnya terlihat sekilas (diterima, dikerjakan, siap, diambil), kabar "siap diambil" bisa dikirim lewat WhatsApp dengan satu ketukan, dan slip pesanan bisa dicetak ke printer thermal Bluetooth. Pembeli yang datang langsung tetap dilayani di kasir yang sama. Aplikasinya berjalan offline di Android dan Windows. Batasannya: Mini tidak punya toko online, jadi pelanggan tidak bisa memesan sendiri lewat link.

Toko online Etalasse: pelanggan memesan dan membayar sendiri

Bila Anda ingin pelanggan memesan sendiri lewat link, toko online Etalasse bisa dipakai untuk pre-order yang dibayar penuh di muka. Etalasse versi online belum punya kolom tanggal ambil atau DP khusus untuk pesanan barang (DP saat ini untuk layanan booking). Cara praktis yang bisa dipakai sekarang:

• Buat varian berdasarkan tanggal ambil, misalnya "Ambil Sabtu 14" dan "Ambil Minggu 15".
• Nyalakan pelacakan stok, lalu isi stok setiap varian sesuai kuota produksi hari itu. Saat stok varian habis, tanggal itu otomatis tidak bisa dipesan lagi.
• Tulis tenggat pemesanan dan aturan batal di deskripsi produk.
• Aktifkan opsi pengiriman yang sesuai, misalnya ambil sendiri atau kurir toko.
• Ubah status pesanan saat dikirim atau selesai. Pelanggan bisa menerima kabar otomatis lewat email, notifikasi, atau WhatsApp sesuai pengaturan notifikasi dan kuota paket Anda.

Tips menghadapi musim ramai

• Umumkan jadwal buka dan tutup PO jauh hari, misalnya dua minggu sebelum Lebaran.
• Batasi pilihan menu di musim ramai. Lima produk yang lancar lebih baik daripada lima belas yang membuat dapur kewalahan.
• Siapkan stok kemasan, pita, dan kartu ucapan sebelum PO dibuka. Bila Anda menghitung stok bahan, lakukan stok opname sebelum musim ramai.
• Kelompokkan pengambilan per jam agar tidak semua pelanggan datang bersamaan.

Gambaran lain untuk toko kue dan usaha pesanan ada di halaman solusi toko kue dan pre-order.